Siglare un documento: perché è importante?

L’apposizione delle iniziali è spesso un’operazione trascurata che si traduce in uno scarabocchio alla fine di un contratto. Spesso questo comporta che chi firma il documento ha difficoltà a comprendere lo scopo dell’inserimento delle iniziali. Perché è necessario apporre le iniziali su ogni pagina di un documento prima della firma finale? Qual è il valore probatorio dell’apporre le iniziali? E quali sono le differenze nell’era delle firme elettroniche? Ecco tutte le risposte in questo articolo!

Apporre le iniziali in un documento - definizione

Per definizione, l’apposizione delle iniziali, in gergo il “parafare un documento”, consiste nel firmare a mano la fine delle singole pagine di un contratto. In genere, tale firma è costituita dalle iniziali (cognome e nome) delle due parti (mittente e destinatario) del documento legale. Le iniziali ottemperano a due funzioni: garantire che i firmatari abbiano preso in esame e approvato tutte le pagine prima di firmare un documento impedire l’aggiunta, la distruzione o l’eliminazione di voci una volta che il documento è stato firmato dalle parti. L’apposizione delle iniziali garantisce l’integrità del documento firmato. Parafare un documento è quindi essenziale nelle scritture importanti, al fine di limitare il rischio di contenziosi e vertenza sull’eventuale corretta comprensione delle clausole del contratto firmato. È per questo motivo che i responsabili delle Risorse Umane, i notai, gli agenti immobiliari e gli avvocati sono coloro che usano maggiormente l’apposizione di iniziali. È un modo per garantire che i loro impegni e quelli dei firmatari siano rispettati. Ma il paragrafo di un documento ha un vero e proprio valore legale?

Qual è il valore legale dell’apposizione delle iniziali?

Documenti privati (contratti privati)

Con “contratti privati” ci riferiamo ai contratti stipulati tra le parti interessate senza l’intervento di un funzionario pubblico (notaio, ufficiale giudiziario, avvocato, ecc.). In genere si applica a contratti su:

• fornitura di servizi
• partnership
• distribuzione
• leasing
• impiego
• apertura di un conto bancario
• assicurazione
• ...

Nel caso dei documenti privati, le iniziali non hanno un vero e proprio valore legale. Solo la firma a mano o elettronica del documento è ritenuta autentica. La decisione della Corte di Cassazione del 27 gennaio 1993, 91-12.115 stabilisce che, fatto salvo per le eccezioni previste dalla legge, un documento privato non è soggetto a requisiti formali a parte l’autenticità della firma delle parti.

Tuttavia, parafare un documento rafforza la validità della firma originale in caso di un contenzioso. Anche se l’apposizione di iniziali non è sufficiente di per sé, è una buona precauzione per i contratti ad alto rischio. Strumenti autentici (atti notarili) Con “atti notarili” ci riferiamo a documenti giuridici come atti stilati da un funzionario pubblico (notai, ufficiali giudiziari, avvocati, ecc.) in conformità con i formulari e le formalità previsti dalla legge italiana. Ciò comprende i seguenti documenti

• testamento
• vendita di immobili
• contributi di immobili
• donazioni di immobili
• contratto matrimoniale
• ...

Nel caso degli atti autentici, l’apposizione di iniziali è obbligatorio e le pagine di un atto che non recano le iniziali saranno considerate nulle. Tuttavia, lo stesso decreto specifica che “Se al momento della firma delle parti, le pagine dell’atto e, ove pertinente, i suoi annessi, sono riuniti insieme per mezzo di un processo che impedisce eventuali sostituzioni o aggiunte, non occorre apporre le iniziali”. E ciò è un’ottima cosa, in quanto le firme elettroniche garantiscono l’integrità dei documenti. La firma digitale di per sé è quindi sufficiente per approvare il contenuto di uno strumento autentico. Tuttavia, vi sono anche modi per apporre le iniziali su un documento online, al fine di rassicurare le parti di un contratto.

Apposizione delle iniziali e firma elettronica

Come indicato in precedenza, il modo in cui una firma elettronica funziona garantisce l’integrità di un documento firmato. Tutti i firmatari devono leggere il documento digitale nella sua interezza prima di aggiungere la firma personale e firmare elettronicamente. Inoltre, una volta firmato, un contratto elettronico non può essere modificato, grazie al principio della “marcatura temporale”, che garantisce che una firma digitale è stata creata a un data ora. Di conseguenza, non occorre apporre le iniziali su un documento firmato elettronicamente. Tuttavia, l’apposizione delle iniziali è profondamente radicata nella cultura italiana e offre un elemento rassicurante per i contraenti. Per questo motivo, DocuSign offre anche un servizio per l’apposizione di iniziali in documenti elettronici (in PDF, Word o qualsiasi altro formato digitale). Ed è facile farlo, grazie alla funzionalità di layout automatico. Tale funzione consente infatti di specificare una frase nel documento elettronico (come “Apporre le iniziali qui”), in modo da inserire automaticamente le iniziali in tale punto.

Per riassumere :

Posso apporre le iniziali su un documento online con DocuSign?

Sì, DocuSign offre un servizio di paragrafo dei documenti elettronici per apporre le iniziali.

Perché apporre le iniziali su un documento con DocuSign?

L’apposizione delle iniziali su una o più pagine indica espressamente che il firmatario ha agito in maniera conscia. Il nostro processo di firma crittografica garantisce che non siano apportate modifiche non pianificate dopo la firma.

Come posso provare gratuitamente la firma elettronica di DocuSign?

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